Registre de la copropriété : ce que le syndicat doit y conserver

Un copropriétaire demande le procès-verbal d’une assemblée tenue il y a quatre ans. Un acheteur veut voir les états financiers. Un entrepreneur réclame les plans de l’immeuble avant de soumissionner. Dans un syndicat bien tenu, ces trois demandes prennent dix minutes. Ailleurs, elles déclenchent une chasse au trésor dans le sous-sol d’un ancien administrateur. Le registre de la copropriété existe pour éviter exactement ça.

Deux registres à ne pas confondre

Le mot registre désigne deux choses différentes en copropriété, et la confusion est fréquente.

Le registre que le syndicat tient pour ses copropriétaires

C’est celui dont traite cet article. Il rassemble les documents de la vie de l’immeuble et reste accessible aux copropriétaires. Son contenu est fixé par l’article 1070 du Code civil du Québec.

Personne ne l’immatricule nulle part. Il vit dans les dossiers du syndicat, physiques ou numériques, sous la responsabilité du conseil d’administration.

L’immatriculation au registre des entreprises

C’est tout autre chose. Le syndicat est une personne morale. À ce titre, il doit s’immatriculer au registre des entreprises du Québec et y tenir son dossier à jour chaque année. Cette obligation se règle par la déclaration fiscale annuelle du syndicat et n’a rien à voir avec les documents conservés pour les copropriétaires.

Retenez seulement qu’un syndicat parfaitement en règle au registre des entreprises peut très bien n’avoir aucun registre interne, et inversement.

Ce que le registre de la copropriété doit contenir

L’article 1070 énumère le contenu obligatoire. La liste est longue et se regroupe en quatre familles.

Les personnes et les décisions

On y trouve d’abord le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire. D’autres renseignements personnels, concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l’immeuble, ne peuvent y figurer que si la personne visée y consent expressément.

Ce point a changé récemment. Les versions antérieures de l’article 1070 nommaient aussi les locataires. Depuis le 14 août 2025, elles ne le font plus. Beaucoup de modèles de registre en circulation reprennent encore l’ancienne formulation.

Viennent ensuite les traces des décisions. Les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et des réunions du conseil, d’abord. Les résolutions écrites, ensuite. Le règlement de l’immeuble s’y ajoute, avec toutes ses modifications successives.

Ce dernier point mérite attention. Ce n’est pas la version actuelle du règlement qui suffit, ce sont aussi ses modifications. Un litige sur une règle adoptée il y a huit ans se tranche avec le procès-verbal de l’assemblée qui l’a votée.

Les documents financiers et contractuels

Le registre conserve les états financiers du syndicat, la déclaration de copropriété et les copies des contrats auxquels le syndicat est partie.

Les contrats sont ce que les conseils perdent le plus. Un contrat d’entretien d’ascenseur signé par un conseil précédent, introuvable trois ans plus tard, se renégocie à l’aveugle.

Les plans et les documents techniques

On y verse les plans cadastraux, les plans et devis de l’immeuble construit et les certificats de localisation.

S’y ajoutent, depuis les nouvelles règles, le carnet d’entretien et les études du fonds de prévoyance. Ces documents ne sont plus seulement des obligations à produire. Ils deviennent des pièces du registre, à conserver et à rendre disponibles.

La description des parties privatives

C’est la famille la plus récente et la moins connue. Le registre doit contenir une description des parties privatives suffisamment précise pour identifier les améliorations qui y ont été apportées.

L’intérêt est très concret. En cas de sinistre, cette description détermine ce qui relève de l’assurance du syndicat et ce qui relève de celle du copropriétaire. Sans elle, la discussion avec l’assureur commence mal.

Qui peut consulter le registre

Le droit d’accès des copropriétaires

L’article 1070 ne dit pas que le syndicat conserve ces documents. Il dit qu’il les tient à la disposition des copropriétaires. La nuance porte toute l’obligation.

Un conseil qui détient les documents mais les rend difficiles d’accès ne respecte pas le texte. La disponibilité fait partie de l’obligation, au même titre que la conservation.

Pour les documents produits en vertu des nouvelles règles, un délai précis s’applique désormais. Dès que ces documents sont produits, le conseil d’administration dispose de 60 jours pour les rendre disponibles aux copropriétaires.

Les documents appartiennent au syndicat

L’article 342 du Code civil pose la règle générale pour les personnes morales. Le conseil tient la liste des membres et les livres nécessaires au bon fonctionnement. Ces documents appartiennent à la personne morale, et les membres y ont accès.

Autrement dit, les documents n’appartiennent ni au président, ni au gestionnaire, ni au copropriétaire qui les a rassemblés. Ils appartiennent au syndicat. Un administrateur sortant qui conserve des dossiers chez lui retient un bien qui n’est pas le sien.

Le cas de l’acheteur et du notaire

Un acheteur potentiel n’est pas copropriétaire et n’a donc pas ce droit d’accès. En pratique, il passe par le vendeur, qui est copropriétaire, et par son notaire.

Depuis les nouvelles règles, un mécanisme plus direct existe. Le syndicat doit remettre au vendeur une attestation sur l’état de la copropriété dans un délai de 15 jours suivant sa demande. Un syndicat dont le registre est en désordre peinera à produire cette attestation à temps. Il retardera alors la vente d’un de ses copropriétaires.

Tenir le registre en pratique

Papier ou numérique

Ni l’article 1070 ni le règlement adopté en 2025 n’imposent de format. Le registre peut donc être papier, numérique, ou les deux.

Le numérique s’impose pour une raison pratique plutôt que légale. Un registre hébergé en ligne survit aux déménagements, aux inondations de sous-sol et surtout aux changements d’administrateurs. Conservez toutefois les originaux signés qui l’exigent, la déclaration de copropriété au premier chef.

La transition entre deux conseils

C’est le moment où les registres meurent. Un administrateur quitte, emporte ses boîtes, et le conseil suivant repart d’une feuille blanche.

La parade tient en une ligne à l’ordre du jour de la première réunion après chaque élection. Vérifier que le registre est complet et accessible au nouveau conseil. Deux heures une fois par an évitent des années de reconstitution.

Ce qui se perd le plus souvent

Trois catégories disparaissent en priorité. Les procès-verbaux des réunions du conseil, souvent jamais rédigés plutôt que perdus. Les contrats signés avec les fournisseurs. Et les plans de l’immeuble, que personne ne réclame jusqu’au jour des travaux majeurs.

Ce sont aussi les trois plus coûteux à reconstituer, quand c’est encore possible.

Ce que risque un syndicat sans registre

Aucune amende ne frappe automatiquement le syndicat négligent. Les conséquences sont ailleurs, et elles sont concrètes.

Un conseil qui ne peut produire le procès-verbal d’une décision contestée se retrouve sans preuve. Un syndicat incapable de fournir l’attestation dans les 15 jours bloque la vente d’un copropriétaire, qui s’en souviendra. Une assemblée qui réclame des documents et n’obtient rien se retourne contre ses administrateurs. Et un immeuble dont les plans ont disparu paie deux fois. Une fois pour les refaire, une fois pour les retards qu’entraîne leur absence.

Le registre n’est pas une obligation administrative de plus. C’est la mémoire de l’immeuble, et la seule chose qui survive au roulement des conseils.

Conclusion

Le registre de la copropriété se résume à une idée simple : tout ce qui engage l’immeuble doit rester consultable par ceux qui le possèdent.

Deux gestes suffisent à partir du bon pied. Dresser l’inventaire de ce que le syndicat détient réellement, en le comparant à la liste de l’article 1070. Puis décider où ce registre vit et qui en a la clé, avant le prochain changement de conseil plutôt qu’après.

Foire aux questions (FAQ)

Le registre de la copropriété est-il obligatoire au Québec ?

Oui. L’article 1070 du Code civil oblige le syndicat à tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L’article 342 impose en outre aux administrateurs de toute personne morale de tenir les livres nécessaires à son bon fonctionnement.

Un copropriétaire peut-il exiger de consulter les documents ?

Oui, c’est le sens même de l’obligation : le syndicat tient le registre à leur disposition. Pour les documents produits en vertu des nouvelles règles, le conseil dispose de 60 jours après leur production pour les rendre disponibles.

Le registre peut-il être entièrement numérique ?

Ni l’article 1070 ni le règlement de 2025 n’imposent de format. Le numérique est donc permis et souvent préférable, en conservant les originaux signés qui l’exigent.

Le registre doit-il contenir les coordonnées des locataires ?

Plus depuis le 14 août 2025. L’article 1070 ne vise que les copropriétaires. D’autres renseignements sur un occupant ne peuvent y figurer qu’avec son consentement exprès. La mise à disposition du registre, elle, reste réservée aux copropriétaires.

Dans quel délai le syndicat doit-il remettre l’attestation à un vendeur ?

Quinze jours suivant la demande. C’est le délai le plus court qui pèse sur un syndicat, et celui qui révèle le plus vite un registre mal tenu.